Една от най-честите грешки при управлението на малък бизнес е смесването на фирмените и личните средства. Когато собственикът сам е създал дружеството и ежедневно управлява дейността му, е лесно да възприеме парите по фирмената сметка като свои.

От юридическа и счетоводна гледна точка обаче дружеството и неговият собственик са отделни лица. Средствата по банковите сметки и в касата принадлежат на фирмата. Те не могат да се използват свободно за лични нужди само защото собственикът има достъп до тях.

Не всяко плащане с фирмената карта е фирмен разход

За да бъде отчетен един разход като фирмен, той трябва да бъде свързан с дейността на дружеството и да бъде подкрепен с подходящ документ. Самото плащане с фирмена карта не е достатъчно, за да превърне личната покупка в разход на бизнеса.

Плащането на семейна почивка, лични покупки, домашни сметки или други разходи без връзка с дейността не трябва автоматично да се включва в счетоводните разходи. Ако фирмата е платила личен разход на собственика, сумата трябва да получи правилно счетоводно и данъчно третиране.

В противен случай може да се стигне до увеличение на данъчния финансов резултат, допълнително облагане и лихви.

Как собственикът може да получава средства от фирмата?

Собственикът може законосъобразно да получава средства от дружеството, но всяко плащане трябва да има конкретно основание.

Това може да бъде възнаграждение за личен труд или за управление, възстановяване на документално доказани служебни разходи, връщане на предоставен заем или разпределяне на дивидент. Всеки от тези варианти има различни счетоводни, данъчни и осигурителни последици.

Дивидент може да бъде разпределен при наличие на печалба и след надлежно решение на собственика или съдружниците. Към момента доходите от дивиденти в полза на физически лица се облагат с окончателен данък от 5%, съгласно информацията на Националната агенция за приходите .

Затова правилният начин за получаване на средства трябва да бъде определен предварително, а не след като парите вече са изтеглени или похарчени.

Кога личният разход може да се превърне в данъчен риск?

Когато дружеството поема разходи, които не са свързани с неговата дейност и са в полза на собственика или свързано с него лице, може да възникне риск от третиране като скрито разпределение на печалбата.

Според разясненията на НАП това могат да бъдат суми, несвързани с дейността или превишаващи обичайните пазарни нива, предоставени под различна форма в полза на съдружници, акционери или свързани с тях лица.

Последиците не се изчерпват само с непризнаване на разхода. В зависимост от конкретния случай могат да възникнат задължение за данък, лихви и административни санкции.

Касовата наличност трябва да съществува реално

Друг често срещан проблем възниква, когато собственикът тегли средства от банковата сметка, но не предоставя документи за какво са използвани. Счетоводно сумата може да остане отчетена като наличност в касата.

Това означава, че парите трябва действително да се намират във фирмата. Ако счетоводството показва значителна касова наличност, но средствата реално са използвани за лични цели, възниква несъответствие между счетоводните данни и действителното финансово състояние на дружеството.

Такова несъответствие може да бъде установено при проверка или ревизия и да изисква доказване на движението и предназначението на средствата.

Ясното разделение защитава и бизнеса, и собственика

Най-добрият подход е фирмените и личните плащания да бъдат ясно разграничени. Фирмената карта трябва да се използва само за разходи, свързани с дейността, а документите за покупките да се съхраняват и предоставят своевременно на счетоводителя.

Когато собственикът има нужда да получи средства от дружеството, първо трябва да се определи правилното основание за това. Един предварителен разговор със счетоводителя може да предотврати неправилно отчитане, натрупване на нереална касова наличност и ненужен данъчен риск.

В „Корект Партнърс“ вярваме, че доброто счетоводно обслужване не се ограничава до отразяване на вече извършените плащания. То помага средствата на бизнеса да бъдат управлявани ясно, законосъобразно и с разбиране за последиците от всяко решение.

Корект Партнърс – когато числата имат смисъл.

Последвайте „Корект Партнърс“ в социалните мрежи, за да получавате още полезна и актуална информация за счетоводството, данъците и управлението на бизнеса.

Facebook  |  Instagram  |  TikTok

Един от най-честите въпроси, които собствениците на бизнес задават, е: „Как фирмата има печалба, а по банковата сметка няма достатъчно пари?“

На пръв поглед това изглежда като противоречие. В действителност счетоводната печалба и наличните парични средства показват две различни неща. Разбирането на тази разлика е важно, защото положителният финансов резултат невинаги означава, че фирмата разполага със свободни средства.

Печалбата не е равна на парите в банката

Печалбата се формира като разлика между отчетените приходи и разходите на дружеството за определен период. Паричната наличност показва с какви средства разполага фирмата в конкретния момент.

Възможно е да сте издали фактури и да сте отчели приходи, но клиентите все още да не са ги платили. В счетоводството фирмата вече има вземане и приход, но парите все още не са постъпили по банковата сметка.

Затова бизнесът може да изглежда печеливш по документи, но да изпитва затруднения при плащането на текущите си задължения.

Част от средствата може да са вложени в стоки

При търговските дружества често значителна част от парите е вложена в стоки и материали. Те вече са платени на доставчиците, но все още не са продадени.

Закупуването на стока невинаги се превръща веднага в текущ разход. До момента на продажбата тя остава част от активите на фирмата. Така парите са напуснали банковата сметка, но стойността им продължава да присъства в счетоводството под формата на складова наличност.

Колкото по-бавно се продават стоките, толкова по-дълго средствата остават блокирани в тях.

Покупката на актив не се признава изцяло като разход

Когато фирмата закупи автомобил, машина, компютърно оборудване или друг дълготраен актив, плащането може да бъде направено наведнъж. Счетоводният разход обаче обикновено се признава постепенно чрез амортизации.

Това означава, че банковата сметка намалява с цялата платена сума, докато само част от стойността на придобивката влияе върху текущия финансов резултат.

В този случай фирмата може да има печалба, но парите ѝ вече да са вложени в актив, който ще се използва през следващите години.

Погасяването на кредит също влияе върху наличните средства

Месечната вноска по кредит или лизинг обикновено включва главница и лихва. Лихвата е разход за дружеството, но погасената главница намалява задължението към финансовата институция.

Следователно цялата вноска се плаща от банковата сметка, но не цялата сума намалява печалбата. Това е още една причина паричните средства да намаляват по-бързо от отчетения финансов резултат.

Данъците и личните тегления не трябва да се пренебрегват

Част от наличните средства може да е предназначена за предстоящи плащания на ДДС, осигуровки, данък върху печалбата или други задължения. Фактът, че парите се намират по фирмената сметка, не означава, че всички те са свободни за използване.

Значение имат и сумите, които собственикът тегли или използва за лични нужди. Парите на дружеството не са автоматично лични средства. Всяко теглене трябва да има ясно основание и да бъде правилно документирано.

Ако тези движения не се проследяват, може да се създаде погрешното впечатление, че бизнесът не генерира достатъчно средства, въпреки че реалната причина е в начина, по който те се използват.

Какво трябва да следи собственикът на бизнеса?

Само погледът към банковата сметка не е достатъчен, за да се оцени финансовото състояние на фирмата. Необходимо е да се проследяват финансовият резултат, неплатените вземания от клиенти, задълженията към доставчици и институции, складовите наличности и движението на паричните средства.

Тези показатели дават много по-ясна картина от въпроса: „Колко пари има в банката днес?“

Една фирма може да бъде печеливша, но да има затруднения с ликвидността. Възможно е и обратното – по сметката да има средства, но бизнесът да не е достатъчно рентабилен. Затова печалбата и паричната наличност трябва да се разглеждат заедно, а не като взаимозаменяеми понятия.

В „Корект Партнърс“ вярваме, че числата имат стойност, когато са обяснени ясно и помагат за вземането на информирани решения. Доброто счетоводно обслужване не показва само какъв е финансовият резултат, а помага на собственика да разбере къде се намират средствата на бизнеса и как се използват.

Корект Партнърс – когато числата имат смисъл.

Последвайте „Корект Партнърс“ в социалните мрежи, за да получавате още полезна и актуална информация за счетоводството, данъците и управлението на бизнеса.

Facebook  |  Instagram  |  TikTok