Една от най-честите грешки при управлението на малък бизнес е смесването на фирмените и личните средства. Когато собственикът сам е създал дружеството и ежедневно управлява дейността му, е лесно да възприеме парите по фирмената сметка като свои.
От юридическа и счетоводна гледна точка обаче дружеството и неговият собственик са отделни лица. Средствата по банковите сметки и в касата принадлежат на фирмата. Те не могат да се използват свободно за лични нужди само защото собственикът има достъп до тях.
Не всяко плащане с фирмената карта е фирмен разход
За да бъде отчетен един разход като фирмен, той трябва да бъде свързан с дейността на дружеството и да бъде подкрепен с подходящ документ. Самото плащане с фирмена карта не е достатъчно, за да превърне личната покупка в разход на бизнеса.
Плащането на семейна почивка, лични покупки, домашни сметки или други разходи без връзка с дейността не трябва автоматично да се включва в счетоводните разходи. Ако фирмата е платила личен разход на собственика, сумата трябва да получи правилно счетоводно и данъчно третиране.
В противен случай може да се стигне до увеличение на данъчния финансов резултат, допълнително облагане и лихви.
Как собственикът може да получава средства от фирмата?
Собственикът може законосъобразно да получава средства от дружеството, но всяко плащане трябва да има конкретно основание.
Това може да бъде възнаграждение за личен труд или за управление, възстановяване на документално доказани служебни разходи, връщане на предоставен заем или разпределяне на дивидент. Всеки от тези варианти има различни счетоводни, данъчни и осигурителни последици.
Дивидент може да бъде разпределен при наличие на печалба и след надлежно решение на собственика или съдружниците. Към момента доходите от дивиденти в полза на физически лица се облагат с окончателен данък от 5%, съгласно информацията на Националната агенция за приходите .
Затова правилният начин за получаване на средства трябва да бъде определен предварително, а не след като парите вече са изтеглени или похарчени.
Кога личният разход може да се превърне в данъчен риск?
Когато дружеството поема разходи, които не са свързани с неговата дейност и са в полза на собственика или свързано с него лице, може да възникне риск от третиране като скрито разпределение на печалбата.
Според разясненията на НАП това могат да бъдат суми, несвързани с дейността или превишаващи обичайните пазарни нива, предоставени под различна форма в полза на съдружници, акционери или свързани с тях лица.
Последиците не се изчерпват само с непризнаване на разхода. В зависимост от конкретния случай могат да възникнат задължение за данък, лихви и административни санкции.
Касовата наличност трябва да съществува реално
Друг често срещан проблем възниква, когато собственикът тегли средства от банковата сметка, но не предоставя документи за какво са използвани. Счетоводно сумата може да остане отчетена като наличност в касата.
Това означава, че парите трябва действително да се намират във фирмата. Ако счетоводството показва значителна касова наличност, но средствата реално са използвани за лични цели, възниква несъответствие между счетоводните данни и действителното финансово състояние на дружеството.
Такова несъответствие може да бъде установено при проверка или ревизия и да изисква доказване на движението и предназначението на средствата.
Ясното разделение защитава и бизнеса, и собственика
Най-добрият подход е фирмените и личните плащания да бъдат ясно разграничени. Фирмената карта трябва да се използва само за разходи, свързани с дейността, а документите за покупките да се съхраняват и предоставят своевременно на счетоводителя.
Когато собственикът има нужда да получи средства от дружеството, първо трябва да се определи правилното основание за това. Един предварителен разговор със счетоводителя може да предотврати неправилно отчитане, натрупване на нереална касова наличност и ненужен данъчен риск.
В „Корект Партнърс“ вярваме, че доброто счетоводно обслужване не се ограничава до отразяване на вече извършените плащания. То помага средствата на бизнеса да бъдат управлявани ясно, законосъобразно и с разбиране за последиците от всяко решение.
Корект Партнърс – когато числата имат смисъл.
Последвайте „Корект Партнърс“ в социалните мрежи, за да получавате още полезна и актуална информация за счетоводството, данъците и управлението на бизнеса.