Стартирането на онлайн магазин често започва с избор на продукти, платформа, куриер и начин за реклама. Счетоводната организация обикновено остава за по-късен етап. Именно това обаче може да доведе до грешки още при първите поръчки.
Счетоводството на онлайн магазин има своите специфики. Значение имат начините на плащане, работата с куриерски фирми, отчитането на върнатите пратки, използваните платежни платформи и държавите, до които се доставят стоките. Затова е добре тези въпроси да бъдат обсъдени със счетоводител преди започването на продажбите.
Начинът на плащане определя начина на отчитане
Един от първите въпроси е как клиентите ще плащат своите поръчки. Банковият превод, плащането с карта и наложеният платеж имат различен документооборот и могат да доведат до различни изисквания за отчитане на продажбите.
Погрешно е да се приема, че при всеки онлайн магазин задължително се използва касов апарат. Също толкова погрешно е да се смята, че продажбите в интернет никога не изискват издаване на фискален бон. Отговорът зависи от конкретния начин, по който плащането се приема и обработва.
Ако онлайн магазинът приема плащания, за които се изисква издаването на фискален бон, може да възникне и задължение за подаване на информация за електронния магазин в НАП. Затова платежните методи не трябва да се активират, преди да бъде проверено как ще се отчитат.
Наложеният платеж не винаги е пощенски паричен превод
Наложеният платеж и пощенският паричен превод често се използват като взаимозаменяеми понятия, но не означават непременно едно и също.
Когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод от лицензиран пощенски оператор, не се издава фискална касова бележка. На клиента обаче трябва да бъде предоставен документ на хартиен или електронен носител, който съдържа изискуемата информация за продажбата. Това е посочено и в разясненията на Националната агенция за приходите .
Важно е още при договарянето с куриерската фирма да се провери каква точно услуга ще бъде използвана. Самото отбелязване „наложен платеж“ не е достатъчно, за да се определи правилното документиране на продажбата.
Получената сума от куриера не е равна на оборота
Куриерската фирма може да преведе по банковата сметка на търговеца сума, от която вече са приспаднати транспортни разходи, такси за наложен платеж или други услуги. Това не означава, че остатъчната сума представлява приходът от продажбите.
Оборотът на онлайн магазина се определя от стойността на реализираните продажби. Куриерските и платежните такси са отделен разход, който трябва да бъде отчетен въз основа на съответните документи.
За правилното осчетоводяване са необходими подробни справки за доставените, отказаните и върнатите пратки, както и за събраните от клиентите суми. Само банковото извлечение обикновено не е достатъчно, защото показва крайния превод, но не дава пълна информация за отделните поръчки.
Върнатите пратки също трябва да се проследяват
При онлайн търговията част от изпратените стоки не се приемат или се връщат от клиентите. Ако тези движения не се проследяват правилно, може да се получи разминаване между продажбите, складовите наличности и постъпилите плащания.
Върнатата стока трябва отново да бъде отразена в склада, когато е годна за последваща продажба. Ако за поръчката вече е издаден данъчен документ, може да се наложи и неговото коригиране.
Добрата връзка между платформата на магазина, куриерските справки и счетоводството намалява риска от двойно отчетени продажби, липсващи приходи и неправилни складови наличности.
Продажбите в Европейския съюз изискват наблюдение
Когато онлайн магазинът продава стоки на физически лица в други държави от Европейския съюз, трябва да се следи общата стойност на трансграничните дистанционни продажби.
При определени условия се прилага общ праг от 10 000 евро без ДДС за текущата и предходната календарна година. След неговото преминаване ДДС по правило се начислява според държавата, в която завършва транспортът на стоката.
Режимът OSS позволява данъкът за продажбите към потребители в различни държави от ЕС да бъде деклариран и платен чрез регистрация в една държава членка. Той не заменя националната справка-декларация по ДДС, а представлява отделен специален режим. Повече информация е публикувана от Европейската комисия .
Затова оборотите по държави трябва да се наблюдават още от първата международна продажба, а не едва когато онлайн магазинът достигне значителен обем.
Платформите и платежните оператори също предоставят документи
Продажбите чрез Shopify, Etsy, Amazon или друга платформа често са свързани с допълнителни такси, комисиони и услуги от чуждестранни доставчици. Плащанията през Stripe, PayPal, myPOS и други оператори също генерират отчети, удръжки и валутни разлики.
Тези документи трябва да се предоставят на счетоводителя всеки месец. В някои случаи получаването на услуги от чуждестранна компания може да доведе до задължение за регистрация по ЗДДС още преди достигането на оборота за задължителна регистрация.
Затова платформата за онлайн търговия не трябва да се разглежда отделно от счетоводството. Начинът, по който са настроени плащанията, доставките и отчетите, влияе пряко върху правилното документиране на дейността.
Добрата организация започва преди първата поръчка
Най-подходящият момент за разговор със счетоводител е преди стартирането на онлайн магазина. Тогава могат да бъдат избрани правилните начини на плащане, да се уточни необходим ли е касов апарат за онлайн магазина и да се организира обменът на информация с куриерите и платежните оператори.
Когато процесът е структуриран от самото начало, собственикът получава по-точна информация за оборота, разходите, складовите наличности и реалния резултат от дейността. Това спестява последващи корекции и позволява бизнесът да расте върху стабилна основа.
В „Корект Партнърс“ вярваме, че доброто счетоводно обслужване на онлайн магазин започва не с първата подадена декларация, а с правилното организиране на процесите още преди първата продажба.
Корект Партнърс – когато числата имат смисъл.
Последвайте „Корект Партнърс“ в социалните мрежи, за да получавате полезна и актуална информация за счетоводството, данъците и управлението на онлайн бизнес.